Software para transporte turístico y traslados

¿Qué necesita un operador de traslados de un software de reservas?

Tres cosas, en este orden: capturar la reserva completa, ver el día entero en una sola pantalla y dejar un registro que después le puedas mostrar a un hotel o a una agencia. Un traslado mal tomado es peor que uno que nunca se vendió, porque el cliente ya está contando con él. Todo lo demás es secundario frente a esas tres.

Las piezas son las mismas de cualquier operación de pasajeros: un canal de reserva con tu nombre, un panel de despacho para la oficina y una app para el conductor. Lo propio del traslado es cuánta anticipación tiene la reserva y cuántas manos la tocan antes de que la unidad se mueva.

¿Con cuánta anticipación se reservan los traslados y por qué importa?

La mayoría de los traslados se vende con días o semanas de anticipación, y eso cambia el riesgo principal del negocio. Un viaje al momento falla de forma ruidosa e inmediata; una reserva falla en silencio y te enteras cuando el cliente llama desde el lobby. Por eso la parte del software que maneja viajes programados, recordatorios y la lista de mañana pesa más aquí que la velocidad de asignación.

• Una lista de los viajes de mañana que la oficina pueda leer antes de cerrar hoy
• Viajes programados y recurrentes, para el hotel que manda la misma recogida cada semana
• El regreso capturado en la misma reserva, porque es la venta extra más fácil de perder
• Cantidad de pasajeros y de equipaje, para que el despacho asigne una unidad donde de verdad quepan
• Una confirmación de reserva que reciban el cliente y quien vendió el viaje

Quién te vende los traslados y qué necesita cada canal

Normalmente son tres canales, con necesidades distintas. Tratarlos como si fueran uno es la forma más rápida de armar un día que no se puede despachar.

• Hoteles y concierges: reservan en nombre de otra persona, necesitan rapidez y una confirmación que puedan entregar
• Agencias y operadores mayoristas: mandan volumen en sus propios términos y esperan un reporte mensual de lo atendido
• El viajero directo: te encuentra en internet, y es el único canal donde tu marca de verdad se gana al cliente
• Tus clientes de siempre: residentes, visitas corporativas y carreras al aeropuerto con las direcciones ya guardadas

El canal directo es el que vale la pena construir, porque es el único donde el cliente recuerda a tu empresa y no al intermediario que le vendió el viaje. Para ese canal es que sirve una app de reservas con tu propia marca.

¿Qué hay que capturar al momento de reservar?

Si falta alguno de estos datos, alguien en la oficina se va a pasar la mañana al teléfono reconstruyéndolo. Captúralos cuando se crea la reserva, no la noche antes del viaje.

• Fecha, hora y sentido del viaje, incluyendo si es recogida o entrega
• Número de vuelo y hora de llegada o salida tal como te la dio el cliente
• Punto exacto de recogida: hotel, dirección, terminal o punto de encuentro acordado
• Número de pasajeros, más equipaje, sillas para niños, sillas de ruedas o cualquier cosa que cambie la unidad
• Quién vendió el viaje, para poder reportarle a ese canal
• A quién llamar si nadie aparece en el punto de encuentro

Las reglas de recogida dentro de un aeropuerto las pone el aeropuerto y cambian con el tiempo. Confirma las vigentes con el aeropuerto y mete esa instrucción en la confirmación que recibe tu cliente, en vez de dar por hecho que una plataforma la conoce.

¿Cómo se organiza un día de traslados en el despacho?

Un día de traslados se planifica la tarde anterior y se defiende en la mañana. La oficina asigna unidades y conductores a las reservas de mañana, revisa que el tamaño del vehículo cuadre con la cantidad de pasajeros y deja una unidad sin comprometer para lo que se va a torcer. Durante el día, el despacho es casi todo reasignación: un vuelo que se retrasó, un grupo que creció, un conductor atrapado en el tráfico.

El requisito práctico es que la reasignación ocurra en el sistema y llegue a la app del conductor, no por una cadena de llamadas. Cuando los cambios viajan de boca en boca, después nadie puede reconstruir el día, y reconstruir el día es justamente lo que te va a pedir el hotel cuando un huésped se queje.

¿Cuota mensual o comisión en un negocio de temporada?

Vale la pena mirar el intercambio de frente. El porcentaje por viaje no te cuesta nada en un mes muerto y se queda con una tajada de cada viaje en temporada alta, que es cuando se hace el año. La cuota mensual fija también se paga en temporada baja, pero deja el pico completo y vuelve previsibles tus números. Para la mayoría de los operadores de temporada la pregunta es qué pasa en doce meses, no qué pasa en febrero.

WayCab Plus trabaja con cuota mensual, sin porcentaje por carrera y con conductores ilimitados, y el soporte técnico 24/7 va incluido. La configuración inicial y cualquier desarrollo a medida se cotizan aparte, y el monto depende de la configuración y del volumen, así que sale de una conversación. Si tu negocio tiene una temporada marcada, lleva a esa conversación tus conteos reales de viajes por mes.

Dónde entra WayCab Plus

WayCab Plus desarrolla, configura y mantiene la app de pasajero, la app del conductor y el panel de despacho que una empresa de transporte opera con su propia marca, que es lo que le permite a un operador de traslados vender directo y no solo a través de intermediarios. Para el lado aeroportuario del mismo problema, lee Software de reservas para shuttle de aeropuerto.

¿Qué necesita un operador turístico que una app de taxi no cubre?

El transporte turístico se vende como una experiencia con horario, no como un viaje de A a B. La reserva tiene que sostener datos para los que un flujo de taxi no tiene campo: el hotel o el muelle donde se recoge al grupo, cuántos pasajeros y cuánto equipaje, el idioma que conviene que hable el conductor, las paradas del recorrido y la hora en que el grupo tiene que estar de vuelta. Si todo eso termina en un campo de comentarios, se pierde justo el día más cargado de la temporada.

• Recogida en hotel, terminal o muelle, con el punto de encuentro escrito
• Tamaño del grupo, volumen de equipaje y sillas para niños
• Varias paradas con un orden y una duración
• Idioma preferido y el nombre que va en el cartel
• El regreso reservado al mismo tiempo que la ida
• Quién es el contacto local si el grupo no aparece

¿Cómo se trabaja con hoteles, agencias y recepciones?

Trata a cada hotel, agencia o recepción como una cuenta, no como una fila de reservas sueltas. Quien reserva es un concierge o un agente que no te va a llamar otra vez si la coordinación es confusa: lo que necesita es una forma simple de mandarte el servicio, una confirmación que le pueda mostrar al huésped y un registro mensual de lo que te envió. Deja por escrito quién le cobra al huésped y quién le cobra a quién, porque ahí es donde estas relaciones suelen romperse.

• Una cuenta por hotel, agencia o recepción, con su propio registro de servicios
• Un canal de reserva que un concierge use en menos de un minuto
• Una confirmación que la recepción pueda reenviarle al huésped
• Una regla clara para cambios y ausencias
• Un estado mensual de lo que esa cuenta te envió

¿Cómo no perder el control cuando la temporada alta duplica la demanda?

La temporada alta no rompe la pantalla de despacho: rompe todo lo que vivía en la cabeza de alguien. Las flotas que la pasan bien son las que escribieron la parte repetitiva antes de que empezara: tiempos estándar de traslado por ruta, qué vehículo va para cada tamaño de grupo, quién cubre cada franja y qué reservas ya están comprometidas. Los conductores eventuales también tienen que estar en el sistema desde el primer día, y eso es más fácil cuando sumar un conductor no cambia lo que pagas: con cuota mensual y conductores ilimitados esa fricción desaparece.

¿Qué números dicen si la temporada funcionó?

Mira cuatro y deja el resto para cuando cierre la temporada: traslados completados por ruta, cuántos entraron por tu propio canal en vez de un intermediario, cancelaciones y ausencias por cuenta, y cuántas reservas incluyeron el regreso. Ese último número es el crecimiento más barato que tiene un operador turístico, porque el pasajero ya es tuyo en la ida.